Lic. Ana María Vazquez- Q Grupo Asesor S.A.
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean símbolos
gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También
permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su
interacción.
Las personas que no están directamente involucradas en los procesos
de realización del producto o servicio, tienen imágenes
idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.
La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega
valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para
ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también
por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para
cambiarlo y mejorarlo.
Ventajas de los Diagramas
de Flujo
Favorecen
la comprensión del proceso a través de mostrarlo como
un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos.
Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
Permiten
identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos ,
los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella,
y los puntos de decisión.
Muestran
las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se
realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
Son
una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también
a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
¿Qué
Símbolos se Emplean en los Diagramas de Flujo?
Los símbolos tienen significados específicos y se conectan
por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos
o etapas.
Los símbolos más comunes son :
Desarrollo del Diagrama
de Flujo
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama
de flujo :
Identificar a los participantes de la reunión donde
se desarrollará el diagrama de flujo. Deben estar presentes el
dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables
del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados,
otras partes interesadas.
Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son :
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera
quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente
el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos
que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores,
listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica
y asignando los correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté
completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Ejemplo : Reparación de la PC
MACRO
Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar
el tipo y cantidad de información requerida por el usuario
del mismo.
Probablemente la dirección de la empresa no esté
interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción
genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior,
un diagrama de flujo a nivel macro.
En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación
de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de
mejora, será necesario disponer de una descripción
detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel
micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas
con una cantidad media de detalles.
MICRO
Conclusiones
Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la
mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que
agregan valor y aquéllas que son redundantes o innecesarias.
También son de gran utilidad durante el desarrollo de
la documentación de los Sistemas de Gestión, pues
proveen una descripción de los procesos y un detalle
de las operaciones mucho más amigable que los procedimientos
e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que
es la resistencia del personal a emplear los documentos como
referentes para el desempeño de las tareas. Una copia
ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores
del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.
Es conveniente emplear programas específicos para la
confección de los diagramas de flujo. En general, estos
programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la
tarea.
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